Cara membuat email perusahaan di domain sendiri

Alamat seperti namabisnis@gmail.com menaruh nama layanan lain di setiap surat yang Anda kirim. Alamat seperti nama@namabisnis.com menaruh nama bisnis Anda. Penerima langsung melihat dari perusahaan mana surat itu datang.

Domain (alamat situs, misalnya namabisnis.com) milik Anda, sedangkan penyedia email hanya menyimpan dan mengirim surat. Kalau suatu hari Anda pindah penyedia, alamat email tetap sama dan kontak lama tidak perlu diberi tahu.

Untuk memulai Anda butuh dua hal. Pertama, domain yang terdaftar atas nama perusahaan atau pemilik usaha, bukan atas nama freelancer atau pihak yang membuatkan situs. Kedua, penyedia email, yaitu layanan yang menyediakan kotak surat di domain itu.

Langkahnya begini.

1. Siapkan domain. Beli di registrar (tempat pendaftaran domain) dan catat akun yang memegangnya, karena Anda akan membuka pengaturan DNS di sana.
2. Pilih penyedia email. Bandingkan harga per kotak surat, kapasitas penyimpanan dan syarat penggunaan.
3. Buat akun di penyedia lalu tambahkan domain Anda. Penyedia meminta bukti bahwa domain itu milik Anda, biasanya lewat satu record yang harus Anda pasang.
4. Pasang record DNS yang diberikan penyedia, lalu buat kotak surat dan coba kirim serta terima surat.

Email perusahaan gratis atau berbayar

Penyedia menentukan sendiri apakah ada paket gratis, berapa kotak surat yang boleh dibuat dan berapa ruang penyimpanannya. Syarat itu bisa berubah, jadi baca halaman harga resmi pada hari Anda mendaftar.

Email bisnis Google dibanding Zoho Mail

Dua nama yang dibahas di sini adalah Google Workspace (email bisnis Google) dan Zoho Mail. Bandingkan keduanya pada empat hal: harga per kotak surat per bulan, ruang penyimpanan per kotak surat, aplikasi lain yang ikut dalam paket dan bahasa dukungan pelanggan.

Menghubungkan domain berarti mengubah record DNS (catatan di pengaturan domain yang menentukan ke mana lalu lintas domain diarahkan). Tiga record menentukan apakah email Anda sampai:

• MX menunjuk ke server yang menerima surat masuk untuk domain Anda.
• SPF mendaftar server mana saja yang berhak mengirim surat atas nama domain Anda.
• DKIM menempelkan tanda tangan digital pada setiap surat keluar, supaya penerima bisa memeriksa bahwa surat itu tidak diubah di jalan.

Kesalahan yang paling sering terjadi:

• Domain terdaftar atas nama pihak lain. Kalau orang itu hilang kontak, Anda tidak bisa mengubah DNS. Minta akses atau pindahkan kepemilikan ke nama Anda sebelum membuat kotak surat.
• Domain punya lebih dari satu record SPF. Satu domain hanya boleh memakai satu record SPF, jadi gabungkan semua pengirim ke dalam satu baris.
• DKIM sudah dipasang tetapi belum diaktifkan di panel penyedia, sehingga surat keluar tidak bertanda tangan.
• Record MX lama dari hosting sebelumnya masih ada dan bersaing dengan MX penyedia baru.

Setelah mengubah DNS, kirim surat uji ke alamat di penyedia lain dan buka header surat itu (informasi teknis di balik surat) untuk melihat hasil SPF dan DKIM.

BlessThis Agency punya layanan email perusahaan sendiri bernama mailcare. Ini produk kami, jadi anggap ini satu opsi di antara penyedia lain dan bandingkan dengan kriteria yang sama di atas. Harganya ada di bagian akhir halaman.